Un miembro del grupo me pidió hace algunos días mi opinión sobre la manera correcta de escribir el encabezado de un correo electrónico. Le respondo a continuación, y aprovecho para discutir otros aspectos.

Un correo electrónico es una forma especial de comunicación. Que yo sepa, hasta ahora no se han dado reglas específicas sobre su redacción correcta, pero el uso y el tiempo van dictando unas normas mínimas.

1. El encabezado. Cuando escribíamos cartas, lo primero que poníamos era el lugar y la fecha. Ahora, la fecha la pone automáticamente el programa que estemos utilizando.
Si queremos podemos añadir, después de nuestro nombre, el lugar y la fecha en la que escribimos el correo. Así lo hacían los romanos (de ahí viene “p.d.”, o “post data”: lo que se pone después de la fecha).

Parte del encabezado es el destinatario. Obviamente, no vamos a poner la dirección física, pues estamos enviando nuestro mensaje a una casilla de correo electrónico.

Después del destinatario va el saludo. Si se trata de una comunicación formal, lo mejor es emplear el título y el apellido de la persona a la que nos dirigimos: “Estimado Lic. Rubio:”; si es un amigo, bastará con el nombre: “Estimado Jorge:”. Observen que a continuación del nombre he puesto dos puntos, y no coma, como algunos acostumbran ahora, por influjo del inglés.

2. El cuerpo. Es el mensaje, lo que queremos decir. Algunos ponen “Buenos días” o “Buenas tardes”. Evidentemente, es incorrecto, porque no sabemos a qué hora nuestro destinatario irá a leer el mensaje. Basta con ir al grano: “El 2 de septiembre te pregunté si … Me gustaría saber cuándo estará lista…, etc.”.

3. La despedida. Como siempre, nos despediremos con una frase como “Atentamente”, “Cordial saludo (o “Saludos cordiales”). Ya no se estila aquello de “En espera de su respuesta quedo de usted atentamente…”.

4. Post datas. No tiene sentido ponerlas; antes se hacía porque no se podía modificar lo ya escrito.
Si se trata de una brevísima respuesta y vamos a omitir el saludo, tampoco hará falta poner una despedida ni nuestro nombre.

Permítanme añadir algo que escribí anteriormente sobre la importancia de esforzarnos en escribir bien (aunque se trate de un correo electrónico):

¿Por qué escribir bien?

Cuando los profesores de español insistimos en la necesidad de escribir con corrección, no faltan alumnos que replican: “¿qué falta hace? Al fin y al cabo, nos entendemos, ¿no es cierto?”.

Aparte del hecho de que una buena ortografía es signo o indicio de una buena preparación profesional, me parece que la razón más importante es que cuando nos empeñamos en escribir bien, con claridad y corrección, estamos manifestando respeto para las personas que nos leen. Quien escribe con descuido está transmitiendo el mensaje: “yo me expreso como me da la gana; que el otro se esfuerce en comprenderme”. Es decir, está manifestando poco o nulo respeto por sus destinatarios.